Inviter un conférencier de renom est une stratégie efficace pour dynamiser votre événement. Cependant, pour garantir une intervention mémorable, un briefing minutieux est indispensable. Voici les étapes clés pour bien préparer un conférencier et optimiser l’impact de sa présentation.

Comprendre le contexte de l’événement

Avant toute chose, assurez-vous que le conférencier saisit parfaitement le contexte de votre événement. Expliquez clairement le thème et les objectifs visés. Cela permettra au conférencier de s’aligner sur votre vision et de préparer un discours pertinent. Fournissez également des informations détaillées sur le public attendu, y compris son profil, ses attentes et ses centres d’intérêt. Ainsi, le conférencier pourra adapter son discours pour résonner avec l’audience.

Définir les attentes

Soyez clair sur ce que vous attendez de l’intervention du conférencier. Précisez la durée de la présentation et le format souhaité, qu’il s’agisse d’une conférence, d’une table ronde ou d’un atelier. Identifiez les messages clés à aborder et discutez des opportunités d’interaction avec le public, comme les sessions de questions-réponses ou les activités participatives.

Partager des informations pratiques

Fournissez toutes les informations pratiques nécessaires pour que le conférencier se sente à l’aise et préparé. Informez-le sur le lieu de l’événement, les horaires, les équipements disponibles et les contacts sur place. Si des supports visuels sont nécessaires, précisez les formats acceptés et les délais pour les recevoir. Proposez également une répétition ou une visite préalable du lieu pour que le conférencier puisse se familiariser avec l’espace et les équipements.

Encourager la personnalisation

Bien que vous ayez des attentes spécifiques, laissez de la place à la personnalisation. Encouragez le conférencier à intégrer ses propres expériences et anecdotes pour rendre la présentation plus authentique et engageante.

Établir une communication ouverte

Maintenez une communication ouverte et régulière avec le conférencier. Soyez disponible pour répondre à ses questions et fournir des clarifications si nécessaire. Une bonne relation de travail contribuera à une intervention réussie.

Prévoir un suivi

Après l’événement, prévoyez un suivi avec le conférencier pour recueillir ses impressions et discuter des points d’amélioration. Cela peut être bénéfique pour vos futurs événements et pour renforcer votre collaboration.

Études de cas réussies

De nombreux organisateurs ont maximisé l’impact des interventions de leurs conférenciers grâce à un briefing bien préparé. Par exemple, les conférences TED sont réputées pour leur capacité à aligner parfaitement les orateurs avec les attentes du public, créant ainsi des présentations inspirantes et mémorables.

Briefer efficacement un conférencier est crucial pour garantir une intervention réussie. En comprenant le contexte de l’événement, en définissant clairement les attentes et en maintenant une communication ouverte, vous pouvez aider le conférencier à maximiser son impact et à offrir une expérience enrichissante pour le public. Une préparation minutieuse est la clé pour transformer une simple présentation en un moment inoubliable.